Einladung und Person sind nicht dasselbe
Ein Paar oder eine Familie kann einen gemeinsamen Link und Zugangscode erhalten. Trotzdem beantwortet jede aufgeführte Person die persönlichen Fragen einzeln. So lassen sich auch unterschiedliche Zu- und Absagen innerhalb einer Familie erfassen.
Beispiel: Anna und Lukas erhalten eine Einladung. Anna sagt zu und wählt ein vegetarisches Menü. Lukas sagt ab.
Das ergibt 1 Einladung, 1 Zusage und 1 Absage – und nicht zwei Zusagen. Für Lukas werden keine Menüangaben benötigt.
Gästeliste in fünf Schritten anlegen
- Personen nach Einladung gruppierenErfasse unter „Gäste“ zuerst eine Person. Über das Plus ergänzt du weitere Personen derselben Einladung. Beim Erstellen erhalten sie gemeinsam einen Zugangscode. Vor- und Nachnamen werden im Gästeformular vorausgefüllt.
- Bei vielen Gästen die Excel-Vorlage verwendenLade die Vorlage in deinem Fest herunter. Verwende eine Zeile pro Person – auch für Kinder. Dieselbe Einladungsnummer in Spalte A verbindet alle Personen einer Familie. Erforderlich sind Einladungsnummer, Vorname und Nachname; fehlende Altersgruppen ergänzt du im Planer vor dem Versand.
- Fragen passend zuordnenTeilnahme, Menü und individuelle Wünsche gehören zu den persönlichen Feldern. Angaben, die nur einmal für die ganze Einladung gelten, legst du als gemeinsame Felder an. Markiere nur Fragen als Pflichtfeld, die du tatsächlich für die Planung brauchst.
- Einladung teilen oder druckenTeile den persönlichen Link und Code über die auf deinem Gerät verfügbaren Apps. Alternativ druckst du die Einladung mit QR-Code in A4, A5 oder A6. Gäste antworten im Browser, ohne eigenes Konto. Ob Karte und Text gemeinsam übertragen werden, hängt von der gewählten App ab.
- Antworten prüfen und offene Einladungen nachfassenIn der Gästeliste siehst du den Antwortstatus und öffnest Details mit einem Klick auf die Namen. Nutze den Statusfilter, um offene Einladungen zu finden. Als verschickt markierst du eine Einladung selbst; diese Markierung bestätigt nicht, dass die Nachricht gelesen wurde.
Welche Fragen gehören wohin?
| Frage | Zuordnung | Auswertung |
|---|---|---|
| Wirst du teilnehmen? | Pro Person, Ja/Nein | Zusagen und Absagen getrennt |
| Welches Menü möchtest du? | Pro Person, Einzelauswahl | Anzahl je Menü |
| Wie viele Kinder kommen mit? | Gemeinsam, Zahlenfeld | Summe pro Einladung |
| Welche Angebote nutzt ihr? | Gemeinsam, Mehrfachauswahl | Anzahl je gewähltem Angebot |
Bei Kinderzahlen braucht es eine klare Regel: Zählst du Kinder gemeinsam, erkläre, ob bereits einzeln aufgeführte Kinder enthalten sind. Addiere nicht versehentlich die gleiche Person aus zwei verschiedenen Feldern.
Was passiert bei einer Absage?
Wählt eine Person bei der Teilnahmefrage „Nein“, werden ihre übrigen Felder ausgegraut und sind keine Pflichtfelder mehr. Sagen alle Personen einer Einladung ab, entfallen auch die gemeinsamen Pflichtangaben. Die Rückmeldung muss zum Abschluss gespeichert werden. Bei „Ja“ werden die Felder wieder aktiv.
Excel erneut hochladen oder Personen ergänzen?
Beim erneuten Import ergänzt Festglanz nur neue Einladungsnummern. Bereits bekannte Nummern werden übersprungen – auch wenn ihre Namen oder andere Excel-Angaben verändert wurden oder die Einladung entfernt wurde.
Bearbeite bestehende Einladungen deshalb direkt im Planer. Dort kannst du Namen ändern und weitere Personen hinzufügen. Ergänzt du eine bereits beantwortete Einladung, wird sie wieder geöffnet; die bisherigen Antworten bleiben erhalten.
Vor dem Teilen kurz prüfen
- Sind Namen, Datum, Ort und eine gewünschte Rückmeldefrist im Einladungstext richtig?
- Ist die Teilnahmefrage für die Teilnahmeauswertung festgelegt?
- Sind persönliche und gemeinsame Fragen sinnvoll zugeordnet?
- Wissen Gäste bei Zahlenfeldern genau, was sie zählen sollen?
- Enthält jede Nachricht den passenden persönlichen Link und Code?
Die allgemeinen Beispielseiten sind öffentlich. Persönliche Einladungen und Gästedaten gehören nicht in Suchmaschinen. Gib persönliche Links und Codes nur an die vorgesehenen Gäste weiter.